Perkembangan Knowledge Management di India

Knowledge Management di India dimotori oleh perusahaan-perusahaan swasta yang sudah menerapkan KM terlebih dahulu. Perusahaan besar di India banyak yang sudah mengambil langkah global, sehingga KM menjadi salah satu kebutuhan yang tidak terelakkan demi mengatasi persaingan yang mereka hadapi di dunia.

Seperti yang diungkapkan oleh Bapak Andiral Purnomo, Associate Partner Dunamis Organization Services dalam acara MAKE Award beberapa waktu lalu, perusahaan-perusahaan swasta di India yang sudah mengadopsi KM, awalnya cenderung lebih ke pengumpulan data saja. Selanjutnya, kemudian semakin berkembang dengan mengintegrasikan KM ke dalam proses bisnis. Namun, secara keseluruhan KM di India masih ada dalam tahap awal dan hanya ada di seputar beberapa industri saja, seperti consumer goods, perbankan, keuangan serta teknologi informasi.

3 Tips Praktis Membangun Knowledge Management

Knowledge-based economy, demikian sebuah kosa kata yang kini makin acap terdengar. Frasa itu secara eksplit juga makin meneguhkan pentingnya makna pengetahuan bagi eksistensi sebuah organisasi – entah itu organisasi bisnis ataupun organisasi publik.

Dalam konteks itulah, kini juga makin mendesak sebuah kebutuhan bagi setiap organisasi untuk membangun apa yang disebut sebagai knowledge management atau manajemen pengetahuan. Knowledge management atau sering disingkat KM sendiri sejatinya dapat diartikan sebagai sebuah tindakan sistematis untuk mengidentifikasi, mendokumentasikan, dan mendistribusikan segenap jejak pengetahuan yang relevan kepada setiap anggota organisasi tersebut, dengan tujuan meningkatkan daya saing organisasi.

Di Indonesia sendiri, konsep dan aplikasi dari knowledge management ini sudah makin berkembang dengan baik. Bahkan ada sebuah organisasi konsultan, yakni Dunamis (pemegang lisensi Stephen Covey di Indonesia) yang memberikan award tahunan bagi perusahaan di Indonesia yang dianggap terbaik dalam penerapan knowledge management. Award itu disebut MAKE (Most Admired Knowledge Enterprises), dan tiga pemenang utama untuk tahun 2008 ini adalah Excelkomindo Pratama (XL), Astra International dan Telkom Indonesia.

Lalu langkah apa saja yang mesti dilakukan untuk mengembangkan knowledge management yang tangguh? Berikut tiga tips praktis yang mungkin bisa dirajut guna menata knowledge management yang efektif.

Langkah yang pertama adalah membangun apa yang bisa disebut sebagai Portal Pengetahuan secara internal (intranet knowledge portal). Dalam portal yang bisa diakses oleh setiap anggota perusahaan inilah, disusun beragam folder dan menu pengetahuan yang relevan. Isinya bisa menyangkut artikel-artikel tentang manajemen praktis; paper mengenai dinamika industri bisnis yang digeluti; materi-materi pelatihan internal; ataupun juga berupa paper pengalaman dari karyawan perusahaan tersebut dalam mengerjakan sebuah projek tertentu.

Dulu ketika saya masih bekerja pada sebuah perusahaan konsultan asing, firma saya ini menyediakan sebuah portal pengetahuan yang sangat ekstensif. Salah satu menu favorit kami adalah “lesson learned paper” yang berisikan poin-poin penting apa – baik poin kegagalan ataupun keberhsilan — yang diperoleh ketika rekan-rekan kami mengerjakan projek konsultasi untuk para kliennya di berbagai negara di dunia. Melalui paper ini, “learning curve” kami dapat bergerak dengan cepat lantaran adanya proses saling berbagai pengetahuan dari beragam sumber di beragam tempat.

Lalu, siapa yang mestinya mengelola portal pengetahuan ini? Idealnya mesti ada satu dedicated person yang bertugas mengidentifikasi, mengkodifikasi dan menata beragam sumber pengetahuan yang relevan (sebutannya adalah “knowledge officer”). Orang ini tentu mesti dibantu oleh tim IT untuk menyiapkan infrastruktur database dan portal intranet tersebut.

Langkah praktis kedua adalah dengan mentradisikan semacam pertemuan Knowledge Sharing Session, selama sekitar 2 jam, setidaknya setiap bulan sekali. Sharing session ini bisa dilakukan secara corporate-wide, atau dilakukan per departemen/divisi. Bisa dilakukan dengan mengundang narasumber dari luar atau internal. Materinya bisa berupa pengetahuan manajemen praktis ataupun pengalaman karyawan dalam mengerjakan sebuah tugas/projek. Hasil sharing session ini kemudian juga bisa di-upload ke Portal Pengetahuan, sehingga setiap karyawan bisa mengakses materinya. Knowledge sharing session ini akan sangat bermanfaat dalam menggali dan mendistribusikan potensi pengetahuan yang ada dalam diri setiap karyawan perusahaan.

Langkah praktis ketiga adalah dengan menerbitkan semacam Online Knowledge Buletin. Buletin ini dapat diterbitkan sebulan atau dua bulan sekali, dan berisikan update pengetahuan-pengetahuan mutakhir mengenai manajemen/bisnis ataupun mengenai dinamika industri yang ditekuni oleh perusahaan tersebut (beragam artikel yang ada di blog ini juga sangat cocok menjadi materi buletin itu…..hehehehe). Buletin ini sebaiknya didistribusikan melalui multimedia email (email multimedia maksudnya email yang isinya variatif, penuh warna dan elemen visual lainnya; jadi berbeda dengan email tradisional yang garing dan biasa Anda terima itu). Melalui knowledge buletin ini, pengetahuan setiap karyawan perusahaan Anda bisa terus disegarkan dan ter-upate; jadi tidak lapuk ketinggalan zaman.

Demikianlah tiga langkah praktikal yang mungkin bisa Anda lakukan untuk mulai membangun knowledge management system di kantor/perusahaan Anda. Sebuah tindakan untuk merawat, menyemai dan memupuk benih-benih gagasan setiap insan demi tumbuhnya sebuah taman pengetahuan yang indah nan mencerahkan.

manfaat knowledge management

BARANG siapa memegang akses informasi, dialah yang akan memenangkan persaingan. Alfin Toffler menulis "mantra" ini dalam bukunya Powershift (1991).

Mantra itu merupakan semacam gambaran nyata tentang situasi bisnis menjelang abad ke-21 ini. Menurut Toffler, kesuksesan suatu perusahaan dan organisasi tidak hanya ditentukan pada kecanggihan proses bisnis serta inovasi barang dan jasa yang dihasilkan, melainkan juga pada bagaimana mereka dapat mengelola dan memberdayakan informasi yang ada pada perusahaan tersebut.

Informasi, juga pengetahuan, tersebar dalam berbagai bentuk. Ada yang mudah dikelola--karena berbentuk dokumen, surat elektronik, halaman web, dan informasi tercatat lainnya--ada yang masih harus dianalisis karena tersimpan dalam database, serta ada juga yang lebih sulit untuk diakses, sebab berupa pengetahuan dan pengalaman yang dimiliki oleh karyawan atau pihak ketiga. Padahal sering kali justru informasi semacam inilah yang lebih berharga dibandingkan jenis informasi yang tercatat.

Teknologi digital memainkan peranan penting dalam hal ini. Kapasitas simpan komputer yang semakin besar, aplikasi perangkat lunak, dan kecanggihan teknologi internet memberikan keleluasaan bagi perusahaan untuk dapat mengolah semua jenis informasi tadi menjadi pengetahuan yang berguna dan bermakna (knowledge management). Knowledge management bukanlah produk aplikasi, melainkan suatu konsep sistem.

Sistem knowledge management yang efektif akan membuat karyawan secara cepat dan mudah menemukan data, informasi, dan pengetahuan lainnya. Sehingga memungkinkan mereka untuk menganalisis informasi secara mudah dan berkolaborasi dengan karyawan lain serta pihak ketiga tanpa dibatasi oleh lokasi serta perbedaan waktu.

Salah satu contoh penerapan knowledge management adalah ITCP (Indonesian Technical Cooperation Programmes). ITCP merupakan proyek yang dikembangkan oleh Sekretariat Kabinet Indonesia. Tujuannya untuk berbagi informasi dan keahlian antara Indonesia dengan negara berkembang lainnya. Aktivitas ITCP meliputi pelatihan; studi kunjungan; pertemuan kelompok yang mencakup area pertanian, pendidikan, informasi, sumber alam, perencanaan keluarga, dan sebagainya. Saat ini peserta ITCP tersebar sampai ke 90 negara dengan jumlah mencapai lebih dari empat ribu orang.

Semula proyek ini mengalami banyak kesulitan, tidak hanya dalam proses persiapan dan registrasi, melainkan juga pada proses dokumentasi dan pelaporan. Bagaimana menentukan jenis pelatihan yang paling dibutuhkan; bagaimana mencari dan menentukan kebutuhan akan pakar yang kompeten di bidangnya; bagaimana mengklasifikasikan laporan hasil suatu proyek atau studi agar dapat dimanfaatkan oleh negara lain; merupakan kendala yang dihadapi selama ini dan tidak dapat secara cepat dan optimal ditangani oleh administrasi manual.

Sekretariat Kabinet kemudian memutuskan untuk menggunakan aplikasi berbasis web sehingga kecepatan informasi dapat jauh lebih meningkat, mengingat luasnya area cakupan peserta ITCP. Dengan hanya bermodalkan program penjelajah (browser) dan koneksi ke internet, para peserta dapat dengan mudah memantau laporan proyek serta agenda pertemuan, serta memberikan masukan mengenai kebutuhan akan pelatihan serta pakar.

APA ITU KNOWLEDGE MANAGEMENT

Diskusi saya awali dengan ungkapan Peter Drucker yang sangat terkenal, yaitu:

the basic economic resource is no longer capital, nor natural resources, not labor. It is and will be knowledge

Ya perubahan dunia ini mengarah ke fenomena bahwa sumber ekonomi bukan lagi dalam bentuk money capital atau sumber daya alam, tapi ke arah knowledge capital. Justru karena knowledge alias pengetahuan ini kedepannya memegang peranan penting, karena itu harus kita kelola.

Organisasi dan perusahaan di dunia ini sebenarnya sudah sejak lama menderita kerugian karena tidak mengelola pengetahuan pegawainya dengan baik. Konon kabarnya di suatu institusi pemerintah, hanya karena PNS yang sudah 30 tahun mengurusi listrik dan AC masuk masa pensiun, sehari setelah itu listrik dan AC masih belum menyala ketika para pegawai sudah masuk kantor. Ya, tidak ada yang menyalakan listrik dan AC, karena hanya si PNS itu yang tiap pagi selama 30 tahun menyalakan listrik dan AC. Bahasa ngoko alus-nya:

when employees leave a company, their knowledge goes with them …

Organisasi dan perusahaan tidak mengelola pengetahuannya dengan baik, sehingga transfer pengetahuan tidak terjadi. Organisasi perlu mengelola pengetahuan anggotanya di segala level untuk:

• Mengetahui kekuatan (dan penempatan) seluruh SDM
• Penggunaan kembali pengetahuan yang sudah ada (ditemukan) alias tidak perlu mengulang proses kegagalan
• Mempercepat proses penciptaan pengetahuan baru dari pengetahuan yang ada
• Menjaga pergerakan organisasi tetap stabil meskipun terjadi arus keluar-masuk SDM

Nah, sebenarnya yang berkewajiban mengelola pengetahuan itu individunya atau organisasinya? Sebenarnya setiap orang harus mengelola pengetahuan mereka sendiri, karena yang paling berkepentingan mendapatkan manfaat dari pengelolaan pengetahuan itu adalah individu. Ketika semua pengetahuan yang saya dapat ketika bekerja, part time atau menggarap project saya explicit-kan dalam bentuk tulisan. Kemudian saya simpan rapi dan kalau perlu saya database-kan sehingga muda saya cari kembali, ini semua membantu dan mempercepat kerja saya ketika masalah serupa datang. Kalaupun saya pindah kerja, knowledge base yang saya miliki tadi menjadi “barang berharga” yang bisa saya “jual” dalam bentuk skill dan kemampuan ke perusahaan baru.

Knowledge Management dan Kiat Praktisnya

Knowledge management adalah konsep dan jargon besar yang susah diimplementasikan. Apa saking sulitnya dipahami sehingga susah diimplementasikan? Atau apa karena perlu tool yang mahal dan canggih sehingga tidak mudah diterapkan? Atau mungkin karena dosen dan pengajar knowledge management terlalu berteori setinggi langit sampai malah lupa untuk memanage pengetahuannya sendiri? Hehehe mungkin terakhir ini jadi faktor utama. Menurut saya, knowledge management itu mudah, murah dan wajib menjadi perilaku keseharian kita. Ini topik diskusi yang saya angkat ketika mengisi Workshop yang diselenggarakan oleh Divisi Komunikasi (Communication Team) Pertamina beberapa waktu yang lalu. BTW, Workshop ini dilakukan dalam rangka mensukseskan program Transformasi Pertamina menuju persaingan baru. Selain saya yang membawakan tema Knowledge Management dan Learning Organization, di jadwal tertulis nama Prof Roy Sembel yang menyajikan tema Investor Relation.

by Romi Satria Wahono